Op deze pagina
Iedere praktijk kent het: een cliënt die niet komt opdagen en ook niet afbelt. Meestal zit daar geen onwil achter, maar gewoon vergeetachtigheid – zeker bij afspraken die weken vooruit zijn gemaakt. Met een paar vaste gewoontes maak je het cliënten makkelijk om te komen, of om op tijd af te zeggen.
Stuur automatisch een herinnering
Een herinnering vlak voor de afspraak is de meest effectieve stap. Je cliënt ziet de afspraak weer voor zich en kan nog regelen dat het past – of op tijd afzeggen, zodat jij de plek opnieuw kunt vullen.
Zo doe je dit in GlamWorx
Onder Instellingen → Algemeen stel je in hoeveel uur van tevoren de herinnering verstuurd wordt. De tekst van de herinneringsmail pas je aan onder Instellingen → Communicatie.
Maak afzeggen makkelijk
Cliënten die niet kunnen komen, zeggen eerder af als dat weinig moeite kost. Zet daarom in je bevestiging én in je herinnering duidelijk hoe ze kunnen afzeggen of verzetten: een telefoonnummer, e-mailadres of WhatsApp-nummer. Een cliënt die op tijd afzegt, is geen verloren cliënt – een no-show vaak wel.
Leg je annuleringsbeleid vast
Een helder beleid voorkomt discussie achteraf. Zorg dat het op je website staat en dat cliënten het bij hun bevestiging meekrijgen. Denk na over:
- tot wanneer een cliënt kosteloos kan annuleren;
- wat je rekent bij een late annulering of een no-show;
- hoe je omgaat met cliënten die vaker niet komen.
Tip
Bij de e-mailteksten onder Instellingen → Communicatie kun je bijlagen toevoegen. Zet je annuleringsvoorwaarden in een pdf en stuur die mee met elke afspraakbevestiging.
Vraag een aanbetaling bij online boeken
Wie al betaald heeft, komt bijna altijd. Met online vooraf betalen vraag je bij het boeken via je website om een aanbetaling – of de hele behandeling. Dat stel je per behandeling in, zodat je het bijvoorbeeld alleen doet bij je langste of duurste behandelingen. Je bepaalt ook of een cliënt het bedrag terugkrijgt bij op tijd afzeggen, en tot hoeveel uur van tevoren. Lees hoe je het instelt in Een aanbetaling instellen voor online boeken in 4 stappen.
Leg no-shows vast
Is een cliënt niet gekomen, open dan de afspraak en klik op No-show. In de agenda staat er dan "No-show" bij de afspraak, zodat je bij een volgende boeking ziet of het een uitzondering is of een patroon – en daar vriendelijk maar duidelijk op kunt reageren. Had de cliënt vooraf betaald, dan vervalt de aanbetaling. Per ongeluk geklikt? Met No-show ongedaan maken zet je het terug.
Houd je agenda gevuld met uitnodigingen
Lege plekken voorkomen is één ding, vaste cliënten laten terugkomen is het andere. GlamWorx kan cliënten automatisch uitnodigen voor een nieuwe afspraak. Per cliënt stel je op de cliëntkaart in na hoeveel weken dat gebeurt, bij Aantal weken voor uitnodiging. De tekst van de uitnodiging bepaal je zelf onder Instellingen → Communicatie.
Samengevat
No-shows voorkom je niet met één maatregel, maar met een combinatie: herinneren, afzeggen makkelijk maken, een duidelijk beleid, een aanbetaling waar dat past en no-shows vastleggen. Begin met de herinnering – die levert het snelst resultaat op.
